Manajemen dan Organisasi

      1.    Manajemen

Pengertian dan Peranan Manajemen

Apakah Manajemen itu ?

             1.      Mary Parker Follet, manajemen merupakan seni (art) dalam meyelesaikan pekerjaan

             melalui orang lain.

2.      James AF Stoner, manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3.      Luther Gullick, manajemen suatu ilmu (science).

4.      James H. Donnelly Jr.; James L. Gibson; dan Jhon M. Ivancevich, manajemen adalah proses dari seseorang atau beberapa individu untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan dari orang lain untuk memperoleh hasil yang tidak dapat dilakukan seorang individu saja.

5.      Karthryn M. Bartol dan David C. Marten, manajemen adalah proses untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan melakukan kegiatan-kegiatan dari empat fungsi utama yaitu merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling).

6.      Chuck Williams (2001), manajemen adalah menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Jadi seorang manajer bukanlah mengerjakan semua pekerjaan sendiri. Dia bekerja melalui orang-orang yang memiliki kemampuan-kemampuan teknis di lapangan, tanpa mengerjakan teknisnya (walaupun bukan berarti seorang manajer tidak memiliki kemampuan teknis).

7.      Murti Sumarni-John Soeprihanto (1995), manajemen merupakan suatu proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya yang lain. Pemanfaatan sumber daya-sumber daya lain dalam perusahaan meliputi sumber daya bahan baku produksi, sumber keuangan, mesin-mesin, dan cara yang digunakan dalam pemanfaatan yang efisien dan efektif.

Berdasarkan uraian tersebut manajemen dapat diartikan sebagai bekerja dengan orang-orang dengan memanfaatkan sumber daya-sumber daya organisasi untuk menentukan, menginterpretasikan dan mencapai tujuan-tujuan melalui pelaksanaan atau proses fungsi-fungsi POLC (Planning, OrganizingLeading, Controlling).

Latar Belakang Sejarah Manajemen

Banyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen. Namun diketahui bahwa ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir. Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorang—tanpa mempedulikan apa sebutan untuk manajer ketika itu—yang merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana.

Pembangunan Piramida di Mesir ini tak mungkin terlaksana tanpa adanya seseorang yang merencanakan, mengorganisasikan dan menggerakan para pekerja, dan mengontrol pembangunannya. Contoh praktik manajemen lainnya dapat disaksikan selama tahun 1400-an di kota Venesia, Italia, yang ketika itu menjadi pusat perekonomian dan perdagangan di sana. Penduduk Venesia mengembangkan bentuk awal perusahaan bisnis dan melakukan banyak kegiatan yang lazim terjadi di organisasi modern saat ini. Sebagai contoh, di gudang senjata Venesia, kapal perang diluncurkan sepanjang kanal dan pada tiap-tiap perhentian, bahan baku dan tali layar ditambahkan ke kapal tersebut. Hal ini mirip dengan model lini perakitan (assembly line) yang dikembangkan oleh Hanry Ford untuk merakit mobil-mobilnya.

Selain lini perakitan tersebut, orang Venesia memiliki sistem penyimpanan dan pergudangan untuk memantau isinya, manajemen sumber daya manusia untuk mengelola angkatan kerja, dan sistem akuntansi untuk melacak pendapatan dan biaya. Daniel Wren membagi evolusi pemikiran manajemen dalam empat fase, yaitu pemikiran awal, era manajemen sains, era manusia sosial, dan era moderen. 

 Fungsi dan Proses Manajemen

Proses manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses perencanaan, proses pengorganisasian, proses pelaksanaan dan proses pengendalian, dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara efektif dan efisien. Sesungguhnya keempat proses itu merupakan hasil ikhtisar dari pelbagai pendapat praktisi dan ahli mengenai manajemen.
Menurut Henri Fayol : "perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, koordinasi".
Menurut Gulick dan Urwick: "Perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, koordinasi, pelaporan dan peranggaran".
Menurut William M. Fox : "Perencanaan, pengorganisasian, pengendalian".
Menurut Ernest Dale: "Perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, pengendalian, inovasi, representasi".
Menurut Koontz dan O'Donnell : "perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, pengendalian".
Semua gagasan itu didasarkan pada pra-anggapan yang menghendaki pembagian proses kerja para manajer menjadi bagian-bagian yang dapat dilaksanakan. Proses-proses itu berulangkali dinyatakan sebagai "langkah-langkah dasar manajemen", batu-batu fondasi manajemen.

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu:

1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tidak dapat berjalan.

2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).

4. Pengevaluasian (evaluating) adalah proses pengawasan dan pengendalian performa perusahaan untuk memastikan bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Seorang manajer dituntut untuk menemukan masalah yang ada dalam operasional perusahaan, kemudian memecahkannya sebelum masalah itu menjadi semakin besar.

Ciri-ciri manajer profesional

Seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi. Ciri dari seorang manajer professional (Henry Mintzberg) adalah peran antar pribadi, yaitu melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung. Yang kedua adalah peran informasional, meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara. Yang ketiga adalah peran pengambilan keputusan, meliputi peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding. Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.

Ketrampilan Manajemen yang dibutuhkan

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiapmanajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:

      1.       Keterampilan konseptual (conceptional skill)Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilanuntuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi.Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkanmenjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan ataukonsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerjayang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atauplanning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional jugameruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

      2.       Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapidengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungandengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan.Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajerterhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasadihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan.Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatanmanajemen atas, menengah, maupun bawah.

      3.       Keterampilan teknis (technical skill)Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer padatingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakankemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnyamenggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuatkursi, akuntansi dan lain-lain.Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:

1.       Keterampilan manajemen waktuMerupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorangmanajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana.Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Padatahun 2004, sebagai manajer.

2.       Keterampilan membuat keputusan Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah danmenentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuanmembuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer,terutama bagi kelompok manajer atas (top manager).

     2.     Organisasi

Definisi Organisasi

Organisasi merupakan sekelompok individu yang terstruktur dansistematis yang berada dalam sebuah sistem. Definisi lain menyebutkan,organisasi adalah wadah untuk sekelompok individu berinteraksi dengan wewenang tertentu.

Pentingnya Mengenal Organisasi

Terciptanya hubungan yang baik antar anggota. Setiap anggota telahmengetahui tugas dan tanggung jawabnya dalam rangka mencapai tujuan yangtelah ditetapkan. Spesialisasi dalam melaksanakan tugas.

Bentuk – Bentuk Organisasi

      1.       Organisasi Garis (oleh : Henry Fayol)Organisasi yang paling sederhana dan sudah sangat tua. Digunakan dikalangan militer dengan karyawan yang masih sedikit dan saling kenal.Spesialisasi pekerjaannya pun belum terlalu tinggi.

      2.       Organisasi Fungsional (oleh : F.W. Taylor) Pimpinan-pimpinan yang ada, tidak memiliki bawahan yang jelas,karena setiap pimpinan mempunyai wewenang untuk memberikankomando selama masih ada hubungannya dengan fungsi atasantersebut.

      3.       Organisasi Staf dan Garis (oleh : Harrington Emerson)Biasanya dipakai pada organisasi yang besar dengan daerah kerja yangluas dan bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit. Memilikitenaga staf atau tenaga ahli lebih dari satu untuk memberikan nasihatatau saran.

      4.       Organisasi Staf dan FungsionalOrganisasi staf dan fungsional merupakan organisasi gabungan antarastaf dan fungsional. Memiliki kelebihan dan kelemahan sepertiorganisasi staf dan organisasi fungsional.

Prinsip – Prinsip Organisasi

Prinsip dari organisasi menawarkan petunjuk untuk menciptakan efisiensidan efektivitas struktur organisasi. Dengan kata lain, prinsip-prinsip ini adalahkriteria dari proses organisasi yang efisien. Pakar manajemen menyebutkan,statement khusus terkait dengan prinsip organisasi dalam manajemen.Beberapa prinsip organisasi itu antara lain :

      1.       Kesatuan Tujuan.

      2.       Divisi Kerja dan Spesialisasi.

      3.       delegasi Kewenangan

      4.       Koordinasi.

      5.       Kesatuan Komando.

      6.       Fleksibilitas.

      7.       Sederhana.

      8.       Rentang Kendali.

      9.       Chain of Command.

      10.   Prinsip Pengecualian.

      11.   Wewenang dan Tanggung Jawab.

      12.   Efisiensi.

      13.   Keseimbangan yang Wajar.

      14.   Pemisahan fungsi lini dan staf.

Keterampilan Manajemen yang dibutuhkan

Ketrampilan yang harus dimiliki pada setiap manajer berbeda-beda. Padatingkatan manajer paling atas (Top Manager) membutuhkan kemampuan konseptual daripada yang lainnya. Manajemen paling bawah memerlukan keterampilan teknikal, seperti akuntansi, komputer, dan lain-lain. Ketrampilan ketiga, yaitu ketrampilan berkomunikasi dimana ketrampilan ini dibutuhkan dalam  semua tingkatan  manajemen.

Sebab Keberhasilan dan Kegagalan Organisasi

Sebab keberhasilan dan kegagalan suatu organisasi sangat berhubungan dengan para anggotaya. Sebab keberhasilan organisasi karena adanya kerjasama yang baik antara anggota dalam suatu organisasi, sehingga tercipta keberhasilan di dalam organisasi tersebut. Sebab kegagalan organisasi adalah adanya faktor intern dalam organisasi tersebut.